Gegevensuitwisseling overheid | foute overheidsregistraties beschadigen de burger

Hoewel de IT-marketeers ons willen doen geloven dat IT onfeilbaar is, is de werkelijkheid anders. Ook de overheid heeft een naïef geloof in het heil van registers. De Nationale Ombudsman probeert die register-naïviteit te bestrijden, onder meer door het publiceren van voorbeelden van schrijnende gevallen.

De Ombudsman heeft geconstateerd dat fouten in digitale systemen vaker voorkomen en dat het dan erg moeilijk kan zijn voor de burger om dit weer op te lossen. Zo kunnen burgers onnodig de dupe worden van administratieve fouten. De les die hier uit getrokken kan worden is dat IT-systemen zo moeten worden gebouwd dat fouten makkelijk kunnen worden geconstateerd en gecorrigeerd.

Voorbeeld
Onderstaand voorbeeld, dat op 3 november jl. op de site van de Ombudsman verscheen, geeft aan wat er kan gebeuren, niet alleen met consumenten maar ook met ondernemers:

Op de bon geslingerd
Ria* heeft een eigen auto waar ze netjes motorrijtuigenbelasting voor betaalt. Sinds vijf jaar wordt ze achtervolgd door verkeersboetes van het Centraal Justitieel Incasso Bureau (CJIB) voor auto’s die niet op haar naam staan. Ook krijgt ze berichten van de Belastingdienst om voor deze auto’s de motorrijtuigenbelasting te betalen. Nieuwe boetes blijven maar in de bus vallen en dat zorgt uiteraard voor veel stress.

Ze belt met de betrokken instanties en legt uit dat er sprake is van een vergissing. De Dienst Wegverkeer (RDW) is het met Ria eens dat hier iets heel geks gebeurt. In het register van de RDW staan de auto’s inderdaad niet op haar naam. De RDW zorgt er steeds voor dat ze de boetes niet hoeft te betalen, maar verder kunnen de instanties niets voor haar doen. Ze vinden namelijk allemaal dat het probleem niet bij hen ligt. Ria wil dat ze uitzoeken wat er misgaat en ervoor zorgen dat ze geen nieuwe boetes meer ontvangt. Dit kan zo toch niet langer?!

Wanhopig neemt Ria contact op met de Nationale ombudsman en vraagt om hulp. Collega Marieke gaat aan de slag om deze kwestie uit te zoeken. Na verschillende gesprekken met de Belastingdienst, het CJIB en de RDW wordt eindelijk duidelijk wat er mis is: de kentekenhouder heeft valse papieren aangeleverd! Daarom konden de digitale systemen de kentekenhouder niet achterhalen. Per ongeluk kwamen ze iedere keer uit bij Ria omdat haar achternaam en geboortedatum hetzelfde zijn als die van de kentekenhouder. De overige persoonsgegevens verschilden, maar dat hadden de instanties over het hoofd gezien.

Ria is erg opgelucht nu duidelijk is wat er mis gaat. Ook maken de instanties afspraken zodat Ria zich geen zorgen hoeft te maken dat ze weer boetes ontvangt. Wij vinden het positief dat de drie instanties voor een oplossing hebben gezorgd, maar dit heeft natuurlijk wel veel te lang geduurd. We vinden het belangrijk dat de overheid zich actief inzet om foute gegevens in digitale systemen op te lossen.

Fouten in digitale systemen komen vaker voor. Het kan dan erg moeilijk zijn om dit weer op te lossen. Ria is onnodig de dupe geworden van een administratieve fout. We hebben met de instanties afgesproken dat zij regelmatig met elkaar in gesprek gaan om dit soort situaties te voorkomen. Een goede samenwerking is erg belangrijk! Het kan nooit de bedoeling zijn dat mensen onterecht boetes ontvangen.

*gefingeerde naam

Eerder bericht over dit onderwerp: Gegevensuitwisseling overheid | oproep Nationale Ombudsman om ervaringen te melden, 6 augustus 2018.


Aanvulling 8 januari 2019
De Ombudsman publiceerde op 11 december 2018 een bericht, waarin de uitkomsten van het onderzoek worden bekend gemaakt. De Nationale Ombudsman formuleert de volgende uitgangspunten:

Werk samen, wees transparant, gebruik je professionaliteit, wees integer, proactief en betrouwbaar in je afwegingen over gegevensdeling en motiveer wat je doet en deel alleen gegevens die noodzakelijk zijn, ook als de burger erbij is of ervan weet.

Lees ook de samenvatting van het rapport (pdf). Het complete bericht:

Van wie is die privacy eigenlijk?
Overheidsinstanties voeren steeds vaker ketenoverleg om problemen van de burger op te lossen. Zo ontlasten en helpen ze de burger. De Nationale ombudsman vindt dat een goede ontwikkeling en heeft er onderzoek naar gedaan. De invoering van de (Uitvoeringswet) Algemene Verordening Gegevensverwerking ((U)AVG) brengt de privacy van burgers en het delen van gegevens weer extra onder de aandacht. Bij instanties die samenwerken in ketenoverleggen, roept dit vragen op: voor een optimale dienstverlening willen zij gegevens delen met elkaar, maar mag dat wel? Hoe kan de overheid burgers optimaal helpen via ketenoverleggen en tegelijk hun recht op privacy respecteren? Nationale ombudsman, Reinier van Zutphen:

“Behoorlijk omgaan met gegevensdeling en privacy betekent dat overheden burgers als serieuze partner betrekken in het ketenoverleg.”

Het uitgangspunt van de Nationale ombudsman is dat de burger een partner is in het ketenoverleg. Dit vraagt om een open en doorlopend gesprek tussen de professionals en de burger over welke gegevens instanties delen, hoe dit gebeurt, met wie en met welk doel. De burger kan in dit gesprek laten weten hoe hijzelf betrokken wil zijn in het ketenoverleg en wat zijn grenzen zijn. Met een transparante en professionele houding doet de overheid recht aan wat de burger van haar mag verwachten. Dat betekent dat de overheid de burger bij het ketenoverleg betrekt en met hem samenwerkt.

Uitgangspunten voor behoorlijk omgaan met gegevensdeling en privacy
Werk samen, wees transparant, gebruik je professionaliteit, wees integer, proactief en betrouwbaar in je afwegingen over gegevensdeling en motiveer wat je doet en deel alleen gegevens die noodzakelijk zijn, ook als de burger erbij is of ervan weet.

 

Over Ellen Timmer, advocaat ondernemingsrecht @Pellicaan

Verbonden aan Pellicaan Advocaten, http://www.pellicaan.nl/, kantoor Rotterdam, telefoon 088-6272287, fax 088-6272280, e-mail ellen.timmer@pellicaan.nl ||| Weblogs: algemeen: https://ellentimmer.com/ || modernisering ondernemingsrecht: http://flexbv.wordpress.com/
Dit bericht werd geplaatst in Bestuursrecht, Financieel recht, onder meer Wft, Wtt, Fraude, witwasbestrijding, Wwft, Grondrechten, rechtsstaat e.d., ICT, privacy, e-commerce en getagged met , , . Maak dit favoriet permalink.

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit /  Bijwerken )

Google photo

Je reageert onder je Google account. Log uit /  Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit /  Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit /  Bijwerken )

Verbinden met %s