Privacy First heeft in september 2024 een verzoek gedaan aan de minister van Financiën en DNB om aanpassing van de identificatiepraktijken van financiële instellingen (nieuwsbericht). Een van de onderwerpen in het verzoek is het onnodig opslaan van kopieën van identiteitsbewijzen.

In dat verband is het interessant dat de Nederlandse Orde van Advocaten in vragen en antwoorden over de toepassing van de Wwft heeft aangegeven dat de wet niet verplicht tot het opslaan van kopieën van identiteitsbewijzen. Zie het antwoord op de volgende vraag:

8. Mag er nu wel of geen kopie van het ID-bewijs van de cliënt in het dossier zitten?

(…)

Uit de wet volgt dat een kopie van een identiteitsbewijs niet is vereist. Er kan ook worden volstaan met het vermelden van de gegevens zoals opgesomd in lid 2 sub a onder 1° en 2° (wanneer het gaat om de cliënt) of de gegevens zoals opgesomd in lid 2 sub b onder 1 (wanneer het gaat om de UBO). Het kenniscentrum adviseert u wel in het dossier vast te leggen op welke datum en op welke wijze (al dan niet in persoon) de identificatie en de verificatie van de identiteit heeft plaatsgevonden.

Indien er een kopie wordt gemaakt van het identiteitsbewijs, is het van belang dat de bepalingen van artikel 5 (dataminimalisatie) en artikel 6 (rechtmatigheid van de verwerking) van de AVG in acht worden genomen. Gelet op de tekst van de AVG adviseert het kenniscentrum in dat geval het BSN, de pasfoto en de lengte af te dekken / onleesbaar te maken.

LET OP: artikel 4 Uitvoeringsregeling jo. artikel 11 Wwft bepaalt aan de hand van welke documenten de identiteit van de cliënt kan worden geverifieerd. De identiteit dient te worden geverifieerd aan de hand van het originele document. Het is dus onvoldoende wanneer de cliënt u een kopie van zijn identiteitsbewijs stuurt.