Aandachtspunten bij volmachtverlening in de ondernemingspraktijk

In de praktijk wordt veel met volmachten gewerkt. Dit geldt zowel voor kleine ondernemingen in de vorm van een eenmanszaak of vennootschap onder firma, als voor grotere ondernemingen in de vorm van een besloten vennootschap (bv) of andere rechtspersoon. Die volmachten worden niet altijd schriftelijk vastgelegd. Voorbeeld: een personeelslid dat een bestelling doet bij een leverancier (terwijl formeel alleen de statutair directeur vertegenwoordigingsbevoegd is). Werknemers kunnen zowel aan de verkoopkant als aan de inkoopkant handelingen namens de onderneming verrichten.

Als de financiële of commerciële belangen groot zijn, is het nuttig om aandacht te besteden aan de volmachtverlening. Dat werkt twee kanten op:

  • het schept duidelijkheid voor de werknemer, bij niet-nakoming is het gemakkelijker om de werknemer aansprakelijk te stellen;
  • in een aantal situaties kan ook ten opzichte van de wederpartij bij een contract beroep worden gedaan op de onbevoegdheid van de werknemer (*).

Om misverstanden te voorkomen, is het belangrijk de volmacht schriftelijk vast te leggen en een exemplaar van de volmacht aan de werknemer mee te geven, zodat hij weet waar hij aan toe is. Verder kan de verleende volmacht ook bij het handelsregister worden geregistreerd. Bij het opstellen van de volmacht verdient het aanbeveling op het volgende te letten:

  • omschrijf de handelingen die de gevolmachtigde mag verrichten zo nauwkeurig mogelijk;
  • er kan per type handelingen worden gekozen voor limieten (boven de limiet is er geen vertegenwoordigingsbevoegdheid);
  • neem eventueel op dat de gevolmachtigde voor bepaalde handelingen schriftelijke toestemming van een manager of statutair directeur nodig heeft;
  • er kan worden gekozen voor een twee-handtekeningensysteem, dat wil zeggen dat alleen twee werknemers samen de onderneming mogen vertegenwoordigen, dat moet dan wel duidelijk in de volmacht staan;
  • spreek met de werknemer af dat alle vertegenwoordigingshandelingen worden gemeld volgens een vast systeem;
  • vermeld de situaties waarin de volmacht “automatisch” (van rechtswege) niet meer geldt (op grond van de wet is dat bij onder meer dood al het geval, het kan geen kwaad de situaties op te sommen; neem ook op dat het eindigen van een bepaalde functie gevolg heeft voor de volmacht); neem op dat de volmacht op ieder gewenst moment kan worden ingetrokken;
  • neem op dat de gevolmachtigde verplicht is na het eindigen van de volmacht het document waarin de volmacht is opgenomen terug te geven.

Uiteraard moeten de te maken afspraken wel praktisch hanteerbaar zijn.

Als er veel gevolmachtigden zijn, kan ook worden gewerkt met een vertegenwoordigingsregeling, met volmachtcategorieën (bijvoorbeeld “volmacht A”, “volmacht B”, enzovoorts) en met een beschrijving van de bevoegdheden per categorie. Vervolgens kan er per werknemer worden aangegeven welk type volmacht hij krijgt.

Wanneer te vrezen is dat een gevolmachtigde gebruik zal maken van de volmacht, ondanks het feit dat de volmacht is geëindigd, kan de volmachtgever zich wenden tot de voorzieningenrechter van de rechtbank met verzoek de wijze van bekendmaking van het einde van de volmacht te bepalen. Indien het eindigen van de volmacht is bekend gemaakt op de door de rechter bepaalde wijze, heeft dat tot gevolg dat dit tegen een ieder kan worden ingeroepen. Anders gezegd: er kan geen beroep meer worden gedaan op schijn van bevoegdheid.

Meer informatie is te verkrijgen bij de ondernemingsrechtadvocaten van Pellicaan, die voor u ook concept-volmachten kunnen opstellen.

NOOT
(*) Hier is juridisch het nodige over te zeggen, dat doe ik niet in dit artikel.

Over Ellen Timmer, advocaat ondernemingsrecht @Pellicaan

Verbonden aan Pellicaan Advocaten, http://www.pellicaan.nl/, kantoor Rotterdam, telefoon 088-6272287, fax 088-6272280, e-mail ellen.timmer@pellicaan.nl ||| Weblogs: algemeen: https://ellentimmer.com/ || modernisering ondernemingsrecht: http://flexbv.wordpress.com/ ||| Motto: goede bedoelingen rechtvaardigen geen slechte regels
Dit bericht werd geplaatst in Handelsrecht, Handelsregister, Rechtspersonenrecht en getagged met . Maak dit favoriet permalink.

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit /  Bijwerken )

Google photo

Je reageert onder je Google account. Log uit /  Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit /  Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit /  Bijwerken )

Verbinden met %s