Iedere ondernemer sluit dagelijks contracten. Natuurlijk zijn dat vaak gestandaardiseerde contracten waarop algemene voorwaarden van toepassing zijn. Er worden ook vele contracten gesloten die niet standaard zijn.
Het is belangrijk dat die contracten juridisch goed in elkaar zitten en dat er rekening wordt gehouden met specifieke risico’s voor de onderneming (zoals aansprakelijkheid, wanbetaling). Daarmee ben je er als ondernemer niet, want bij het goed gebruiken van contracten komt meer kijken. Dat wordt door sommigen “contract management” of “contractbeheer” genoemd. Dit geldt zowel voor inkoop als voor verkoop- en dienstverleningscontracten. Hoe groter een onderneming wordt, hoe belangrijker een goed contract management.

Wat is contract management?

Vandaag heb ik eens gekeken wat ik kon vinden over contract management, om te beginnen ben ik nagegaan wat het is.
Ik kan me niet herinneren hier in de juridische literatuur iets over te zijn tegengekomen. Dat beeld sluit uit bij de uitkomsten van een zoekopdracht op internet met “contractmanagement”, ik kom dan geen advocatenkantoren of andere juridische dienstverleners tegen. Zij maken wel contracten maar met het beheren van contracten houden zij zich niet bezig. De Engelse versie van Wikipedia omschrijft contract management als:

Contract management or contract administration is the management of contracts made with customers, vendors, partners, or employees. Contract management includes negotiating the terms and conditions in contracts and ensuring compliance with the terms and conditions, as well as documenting and agreeing on any changes or amendments that may arise during its implementation or execution. It can be summarized as the process of systematically and efficiently managing contract creation, execution, and analysis for the purpose of maximizing financial and operational performance and minimizing risk.

Gelijksoortige omschrijvingen tref ik aan bij Tebodin, europeseaanbestedingen.eu en inkoopportal.com.

Risicobeperking door contract management

Ondernemers kunnen hun risico’s beperken door goede contracten te sluiten en door die contracten ook goed te beheren, dat betekent onder meer:

• Ga na welke contracten worden gesloten en welk type risico’s aan de contracten kleven.
• Zorg voor systematische opslag van de gegevens rondom het contract. (Zodat als je een keer iets nodig hebt, je niet hoeft te zoeken.)
• Zet eventueel een systeem op met gegevens over de contracten (als dat belangrijk is), bijvoorbeeld over de duur, opzegtermijn en dergelijke, zodat tijd actie kan worden ondernomen.
• Let er op dat niet alleen het contract wordt bewaard, maar ook de eventueel naderhand gemaakte afspraken (bijvoorbeeld door middel van [e-mail]correspondentie). Soms is het ook belangrijk de overige correspondentie te bewaren en en gespreksverslagen te maken.
• Het is geen bezwaar om mondeling afspraken te maken, maar stuur dan wel een schriftelijke bevestiging (nog sterker is natuurlijk dat de bevestiging door de wederpartij wordt getekend). Dat voorkomt misverstanden en discussies.
• Ga na welke contracten grotere risico’s met zich mee brengen. Bij dat soort contracten is het verstandig periodiek te kijken of het interne ‘standaard’ of ‘model’ contract wel adequaat is.
• Let er op dat de correspondentie rondom het contract geen teksten bevat die het contract ondergraven. Het komt regelmatig voor dat een contract onder uit wordt gehaald door brieven of e-mailberichten. Standaardiseer veel voorkomende brieven.
• Maak gebruik van door deskundigen voor de branche ontwikkelde voorbeelden en modellen. Als die er niet zijn, is het verstandig bij grotere risico’s juridisch advies in te winnen.
• Pas de contracten en algemene voorwaarden aan de hand van de eigen ervaringen aan. Contracten en voorwaarden bevatten naast generieke bepalingen (bijvoorbeeld over tijdige betaling) ook allerlei branchespecifieke en ondernemingsspecifieke bepalingen. Juist die laatste bepalingen kunnen aan de hand van praktijkervaringen worden verbeterd.